Primeros pasos

1 · Los datos del local

Ajustes › Establecimiento. Nombre, dirección, teléfono y NIF. El NIF no es papeleo: es lo que identifica al responsable en la política de privacidad que se le enseña a tus clientes, y sin él ese documento no vale.

Pon también el correo del establecimiento: es el destinatario por defecto de los avisos y del informe periódico. Y sube el logotipo, que es lo que sale en la cabecera de todos los correos.

Comprueba la zona horaria y la moneda. De fábrica, Madrid y euros.

2 · Dibuja la sala

Sala. Es lo más largo, y lo que sostiene todo lo demás: sin mesas no hay disponibilidad que vender.

1. Dibuja el perímetro con + Elemento › Dibujar planta.
2. Crea las zonas (comedor, terraza, barra).
3. Coloca las mesas, con su número y su capacidad mínima y máxima.
4. Declara las combinaciones: qué mesas se juntan y para cuánta gente. Es lo que permite que la web venda una mesa de ocho.

Y no olvides pulsar Guardar: hasta entonces es todo un borrador.

3 · Los turnos y los horarios

Calendario. Abre un día cualquiera y configura el turno: apertura, cierre, intervalo entre horas y aforo. Recuerda que «Cierre» es la última hora de entrada, no la hora de cerrar la puerta.

Cuando lo tengas, marca el alcance Todos los martes (o el día que sea) para que valga para toda la semana. Repite con cada día distinto, y usa Todos los días si el horario es siempre el mismo.

Mira la vista previa de Slots generados antes de guardar: es la forma rápida de ver si el intervalo está bien.

4 · Los cobros, si los vas a usar

Ajustes › Pagos. Conecta tu cuenta de Stripe. Hasta que Stripe verifique tus datos y tu cuenta bancaria, las políticas de tarjeta no funcionan: se quedan en informativas.

Después crea al menos una política en Reservas y políticas. La más común: penalización por no-show a partir de cierto número de comensales.

5 · Enciende lo que viene apagado

Lo mínimo que conviene repasar en Ajustes:

• Avisarme por email de las reservas web. Apagado de fábrica. Sin esto no te enteras de nada de lo que entra por internet.
• La reconfirmación. Los dos plazos en días vienen a cero. Solo está puesto el recordatorio de 24 horas.
• Alérgenos en el formulario, si te importan. Apagado.
• Lista de espera automática, si sueles llenar. Apagada.
• Informe periódico por correo. Apagado.

La lista completa está al final del capítulo de Ajustes.

6 · Trae tus clientes

Clientes › Importar. Sube el CSV de tu sistema anterior con la opción Actualizar la ficha existente, que rellena huecos sin pisar nada. Después pasa por Unificar duplicados.

Si vendías bonos regalo, impórtalos también desde Cobros › Bonos › Importar, para que los códigos que tus clientes tienen en el cajón sigan valiendo. Mira bien la fecha de corte: decide cuáles entran caducados y cuáles no, y es dinero.

7 · Publica tu enlace

Ajustes › Enlaces y botón. Si solo vas a hacer una cosa, pon el enlace en el botón de reservas de tu ficha de Google Business: es de donde más reservas llegan y no hay intermediario.

Luego, el botón o el widget en tu web, y el enlace en la biografía de Instagram.

8 · Da de alta a tu equipo

Ajustes › Usuarios. Cada persona con su cuenta, nunca una compartida: es lo que hace que el historial de una reserva sirva para algo.

La sala va con perfil Operador. El jefe de sala, Encargado. Y Administrador solo quien deba tocar los ajustes y el dinero.

9 · Haz una reserva de prueba

Entra en tu propio enlace desde el móvil y reserva como si fueras un cliente. Comprueba que te llega el correo, que la reserva aparece en el plano y que el enlace de gestión funciona. Después la cancelas.

Y si has puesto política de tarjeta, prueba también ese camino: es donde más se cae la gente y conviene ver con tus ojos lo que lee tu cliente.