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Clientes
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Fichas, etiquetas, historial, fusión de duplicados, empresas colaboradoras e importación por CSV.
El listado
La agenda de comensales: quién es cada uno, cómo contactarlo, qué alergias tiene, cuántas veces ha venido y cuántas no apareció. Se ordena por número de reservas, de más a menos.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Buscar nombre, teléfono, email… | Busca en nombre, apellidos, teléfono y correo. No busca en las notas, ni en el segundo teléfono, ni en la ciudad. Se lanza con Enter o con el botón Buscar. |
| Todas las etiquetas | Filtra por una etiqueta concreta. |
| Nuevo cliente | Da de alta una ficha a mano. Con el nombre basta. |
| Unificar duplicados | Abre el buscador de fichas repetidas. |
Las etiquetas
Vienen en cuatro grupos y no se pueden inventar otras:
| Grupo | Etiquetas |
|---|---|
| Fidelidad | VIP · Habitual · Oro · Plata · Bronce |
| Alérgenos | Los catorce de declaración obligatoria en la UE: Gluten · Crustáceos · Huevo · Pescado · Cacahuete · Soja · Lácteos · Frutos de cáscara · Apio · Mostaza · Sésamo · Sulfitos · Altramuz · Moluscos |
| Comportamiento | No-show · Blacklist · Impuntual |
| Preferencias | Terraza · Salón · Barra · Mesa tranquila · Ventana |
Los alérgenos se pintan en rojo, a pantalla completa, en la lista del día y en la ficha de la reserva. Es la única cosa del panel que grita, y es a propósito.
La etiqueta Blacklist puede además bloquear a esa persona en el formulario web, si lo activas en Ajustes. El cliente vetado ve un mensaje neutro que le invita a llamar, sin revelar el motivo.
La ficha
Se abre pulsando en la fila. Cinco bloques:
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Contacto | Nombre, apellidos, teléfono, segundo teléfono, correo, cumpleaños y país. |
| Dirección | Dirección, código postal y ciudad. |
| Empresa o prescriptor | El hotel o la agencia que lo manda. Si no tienes ninguna creada, te lo dice y te manda a la pestaña Empresas. |
| Etiquetas | Con buscador, agrupadas por categoría. |
| En el restaurante | Restricciones alimentarias, preferencias y notas. Es el bloque que de verdad usa la sala. |
Abajo, el contador de reservas y no-shows y el historial completo. Y dos botones: Guardar cambios (apagado si no has tocado nada) y Enviar email, que abre un mensaje con la plantilla y el logotipo de la casa, en el idioma del cliente. El envío individual tiene un tope de 30 correos por hora.
Duplicados
Al dar de alta a mano, medio segundo después de escribir un teléfono o un correo, el sistema mira si ya existe alguien así y te avisa: «Ya existe una ficha con estos datos», con el motivo (mismo teléfono o mismo email) y un botón Abrir ficha.
Ese aviso es la única confirmación del alta: el primer clic en crear solo enseña el aviso; el segundo botón pone Crear ficha igualmente.
Unificar
El botón Unificar duplicados busca fichas repetidas por teléfono o por correo (nunca por nombre casi igual, y las agrupa. En cada grupo eliges la ficha principal —viene preseleccionada la que más reservas tiene— y pulsas Fusionar en la principal, que pide confirmación en línea.
Los grupos se reparten en dos: los que además se llaman igual vienen marcados para fusionarse (no hay nada que decidir), y los de nombre distinto se revisan uno a uno: marcas Fusionar eligiendo la ficha que se queda o Dejar si son personas distintas que comparten teléfono (padres que reservan para hijos, parejas). Al final pulsas Resolver una sola vez y se aplica todo. Lo que dejes no vuelve a salir mientras no entre una ficha nueva en ese grupo. Tras una migración desde CoverManager es el primer sitio al que ir: la importación entra todo tal cual, repetidos incluidos.
Debajo de los grupos aparecen los nombres por revisar: fichas que han constado con más de un nombre (el importador y la propia fusión los apuntan cuando el teléfono o el correo coinciden pero el nombre está escrito de otra forma). Eliges el bueno y guardas; la ficha queda revisada y desaparece de la lista.
Al fusionar: las reservas de las duplicadas pasan a la principal, los datos se completan y las fichas duplicadas se borran.
Empresas y prescriptores
Hoteles, agencias, empresas con cuenta y conserjes que te mandan clientes. Al asignarlos en la ficha del cliente o en la reserva, Informes calcula cuántas reservas trae cada uno y su comisión estimada.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Comisión (%) | El porcentaje pactado. Solo sirve para estimar. |
| Ticket medio (€/persona) | Se usa para la estimación: covers × ticket × comisión. Déjalo vacío si no quieres estimarla. |
| Activa | Si la desmarcas, deja de salir en los selectores de reserva y de ficha, pero conserva su histórico en Informes. |
Ninguno de esos dos campos cobra ni factura nada: son una estimación para que sepas cuánto te cuesta cada canal.
Importar tu base de clientes
Si vienes de CoverManager, la importación es automática: Ajustes → Importar, con tu usuario y contraseña, trae clientes, historial y bonos de una vez. Lo que sigue describe el importador de fichero CSV, que hoy no se ofrece en el panel.
Solo el administrador. Se sube el CSV, se dice qué columna es cada cosa y se decide qué hacer con los que ya existen. Admite hasta 20.000 filas y 5 MB, con separador punto y coma, coma o tabulador, en UTF-8 o en el formato que exporta el Excel español.
Se reconocen 22 columnas distintas, y el sistema intenta adivinarlas por el nombre de la cabecera. Solo hace falta mapear una: Nombre o Apellidos.
Qué hacer con los que ya existen
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Omitir los que ya existen | Solo se crean fichas nuevas. Lo que ya está no se toca. |
| Actualizar la ficha existente | La opción por defecto, y la buena para casi todo el mundo: rellena los huecos sin pisar ningún dato que ya tengas. Las notas se concatenan sin repetir, las etiquetas se suman y los contadores se quedan con el número mayor. |
| Crear igualmente | Importa todo como fichas nuevas aunque parezcan repetidas. Después toca unificar. |
Para saber si alguien ya está, mira por este orden: mismo identificador de CoverManager, mismo teléfono (los últimos nueve dígitos), mismo correo, y mismo nombre y apellidos exactos. El «nombre parecido» se deja fuera a propósito: en una importación masiva fusionaría gente distinta. Para eso está «Unificar duplicados» después, con la vista puesta.
Las etiquetas del fichero se traducen a las del catálogo, con sinónimos: «celiaco» y «sin gluten» van a Gluten, «lactosa» a Lácteos, «marisco» a Crustáceos, «lista negra» a Blacklist. Lo que no casa no se inventa: acaba en las notas como «Etiquetas CoverManager: …».
Al terminar, si hubo fallos, un CSV de errores con la línea, el nombre y el motivo. Y un consejo que da la propia pantalla: pasa después por Unificar duplicados.
Lo que no se puede hacer
- Borrar una ficha. La única forma de que desaparezca es fusionarla con otra.
- Exportar la lista de clientes desde esta pantalla: no hay botón.
- Ordenar las tablas por ninguna columna.
- Enviar correos en masa. El envío es de uno en uno, desde la ficha.