Manual Reservas del día
Reservas del día
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La pantalla del servicio: la lista del turno, el plano, el cronograma y todo lo que se puede hacer con una reserva.
La cabecera
Arriba del todo, en dos filas. La primera es dónde estás: el día, el turno y cómo quieres verlo. La segunda son las herramientas del servicio.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| ‹ · calendario · › | Cambian de día. El botón Hoy vuelve a la fecha de hoy en la zona horaria de tu restaurante, que no tiene por qué ser la de tu portátil. |
| Comida / Cena | Cambia de turno. Si un turno está cerrado ese día, aparece atenuado y con el sufijo ·cerrado. |
| Plano / Cronograma | Cambia la mitad derecha de la pantalla. El plano enseña la sala; el cronograma, una barra por mesa a lo largo del turno. |
| Comensales · Mesas | Los dos contadores grandes: personas apuntadas sobre el aforo del día, y mesas ocupadas sobre el total. La barrita bajo la cifra solo sale si has configurado aforo. |
| Nueva reserva | Abre el alta a mano, la de teléfono o mostrador. |
| Buscar hueco | Busca disponibilidad en cualquier fecha sin salir de la pantalla. En el móvil se llama Buscar disponibilidad. |
| Inbox | Salta al listado de todas las reservas de cualquier fecha. En el móvil, Inbox de reservas. |
| Imprimir turno | Saca la hoja del pase con hora, personas, nombre, mesa, cobro y notas. En el móvil, Imprimir listado. |
| Montar sala | Deja arrastrar las mesas para colocarlas como las vas a montar hoy. El texto cambia a Listo mientras está activo. Aparece solo con la vista Plano abierta |
| Lista de espera | Abre el panel de quien se ha quedado sin mesa. Aparece con perfil de operador o superior |
La lista de la izquierda
Una fila por reserva, ordenadas por hora. La barra de color de la izquierda es el estado. Pulsando en cualquier punto de la fila se abre la ficha.
En cada fila puedes encontrarte estas marcas:
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| · comb. | La reserva ocupa más de una mesa juntadas. |
| reservó Fulano | Quien viene y quien reservó no son la misma persona. Los avisos van a quien reservó, y es quien responde del cobro. |
| Pagando · 7 min | Una reserva web en curso: el comensal está metiendo la tarjeta ahora mismo. Si no la mete a tiempo, la mesa se libera sola. |
| ✓✓ Reconfirmada | El cliente ha respondido al correo diciendo que viene. |
| Sin reconfirmar | Se le pidió reconfirmación por correo y todavía no ha contestado. No cancela nada por sí solo. |
| 2/4 | Llegada parcial: han entrado dos de los cuatro. Se ajusta desde la ficha. |
| Cobrado 20 € · Prepagado 50 € · Bono −30 € | Dinero de esa reserva. Ver Cobros y no-shows. |
| Banda roja con ⚠ | Alergias del cliente. Es la única marca que se pinta en rojo a pantalla completa, y es a propósito. |
Filtros
El desplegable Filtros agrupa cuatro cosas: Estado, Origen (web, manual, walk-in), Zona (solo si tienes más de una) y Hora (solo si hay más de una franja). Estado y Origen admiten varios a la vez; Zona es excluyente.
«Sin mesa asignada»
Si alguna reserva se ha quedado sin mesa, aparece una bandeja encima de la lista. Esas reservas no salen en el plano, y por tanto no se pueden sentar ni liberar desde ahí. El botón Asignar mesa te pone en modo elegir: tocas una mesa del plano y listo.
El plano durante el servicio
Un clic en cualquier mesa abre su menú. Lo que aparece depende de en qué punto esté la reserva, y el orden es siempre el mismo: reconfirmar, mover, llegada, sentar, cuenta, liberar, y abajo lo que cierra la reserva.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Nueva reserva aquí · Walk-in aquí | Abren el alta con esa mesa ya elegida. Aparece con la mesa libre |
| Bloquear mesa | La saca de juego para ese turno y ese día. Nadie puede sentarse ahí. Aparece con la mesa libre |
| Bloquear solo web | La web deja de ofrecerla, pero tú sí puedes usarla desde el panel. Es la que se usa para guardarse mesas. Aparece con la mesa libre y abierta a web |
| Quitar mesa del turno | Retira la mesa temporal. Si tiene reserva encima, el botón no sale. Aparece solo en mesas añadidas para hoy y vacías |
| Marcar reconfirmada | Da por confirmada la asistencia tú mismo. |
| Mover a otra mesa | Entra en modo mover: la siguiente mesa que toques es el destino. |
| Ha llegado · Sentar · Cuenta solicitada · Liberar mesa | La secuencia normal del servicio. Cada una solo aparece cuando toca. |
| Cancelada por el cliente · Cancelada por el restaurante · No-show | Cierran la reserva. Van en rojo. |
Marcas que puede llevar una mesa
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| 2 en rojo, abajo a la derecha | Dos reservas comparten esa mesa a la misma hora. Pasa cuando se fuerza un solape. |
| € en verde | Esa reserva tiene dinero de por medio. |
| ✓✓ en verde | Asistencia reconfirmada. |
| Punto gris con una raya | Mesa cerrada para la web. Tú la sigues viendo y usando. |
| Trazo discontinuo naranja | Mesa añadida solo para este turno. |
| Trazo discontinuo ámbar | Reserva pagándose ahora mismo. La mesa está reservada mientras dure el plazo. |
| Trama diagonal | Alguien está rellenando el formulario web en este instante. No suma comensales al aforo todavía porque aún no es una reserva. |
Los estados de una reserva
| Estado | Qué significa en la práctica |
|---|---|
| Reservando | Alguien está rellenando el formulario web ahora mismo. Todavía no es una reserva. |
| Pendiente | Reserva hecha pero sin confirmar del todo. Suele ser una que espera tarjeta. |
| Confirmada | Reserva firme. Es el estado normal de casi todo. |
| Reconfirmada | El cliente ha dicho expresamente que viene. Lleva el verde de la marca. |
| Ha llegado | Está en la puerta, aún sin sentar. Es el único estado en morado: salta a la vista porque exige atender ya. |
| Sentada | Ya está comiendo. |
| Cuenta solicitada | Ha pedido la cuenta: esa mesa se libera pronto. Útil para colocar al siguiente. |
| Finalizada | Terminó y la mesa está libre. |
| Cancelada · cliente / · restaurante | Anulada. Se distingue quién la anuló, que importa para los cobros. |
| No-show / No-show cobrado | No se presentó, y en el segundo caso ya se le ha cobrado. |
| No completada · sin tarjeta | La reserva se cayó porque la tarjeta no llegó a tiempo. No es una cancelación del cliente. |
Dos cosas mandan por encima del estado: si la reserva está esperando tarjeta se pinta siempre en ámbar, y un walk-in se pinta en color tierra hasta que llega o pide la cuenta.
Montar la sala de hoy
Con Montar sala arrastras las mesas a donde las vayas a poner esta noche. Es importante entender el alcance: solo cambia hoy y solo en este turno. El plano del restaurante no se toca.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| + Mesa | Añade una mesa que existe solo hoy y solo en este turno. No se vende por internet: es para asignarla tú. Le pones número o nombre (hasta 12 caracteres), personas, zona y si es cuadrada o redonda. |
| Restablecer | Devuelve las mesas a su sitio del plano base. No pide confirmación. Las mesas que tengan reserva encima se conservan. |
| Guardar | Hasta que no lo pulses, los arrastres no se han guardado. |
Para cambiar el plano de verdad —crear mesas permanentes, zonas o combinaciones— hay que ir a Sala. Si intentas quitar desde aquí una mesa del plano base, el sistema te lo dice.
Mover una reserva a una mesa ocupada
Si sueltas una reserva encima de otra, no se hace nada a lo bruto: sale un diálogo con hasta tres salidas.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Intercambiar mesas | Cada una pasa a la mesa de la otra. Aparece solo si las dos reservas caben cambiadas |
| Reasignar la otra automáticamente | El sistema busca otra mesa libre para la que estaba allí. |
| Forzar el solape | Las dos comparten mesa y el plano la marca en rojo con un 2. Es una salida de emergencia, no una forma de trabajar. |
Aparte, si la mesa se queda grande o pequeña para el número de comensales, sale un aviso de aforo. Es un aviso, no un bloqueo: puedes seguir.
La ficha de una reserva
Tres pestañas:
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Info | Todo lo de la reserva y la ficha del cliente. Aquí está el contador de Han llegado (con −, + y Todos), que se guarda a cada pulsación, y el bloque de Cobro. |
| Actividad | El historial: quién hizo qué y cuándo. Es lo que se mira cuando algo no cuadra. |
| Correos | El rastro de cada correo enviado a esa reserva: enviado, entregado, abierto, con la hora. Es la prueba que se enseña cuando alguien dice que no le avisaron. |
El botón Editar reserva solo aparece si la reserva sigue viva: en una cancelada o un no-show desaparece.
Lista de espera
Se apunta a quien llama cuando ya no queda hueco. Cada entrada trae nombre, personas, hora de alta y, si vino del formulario web, la marca web.
| En pantalla pone | Qué hace |
|---|---|
| Convertir | Despliega el selector de hora y crea la reserva de verdad, enviando la confirmación por correo. Hasta ese correo, el apunte no es una reserva. Aparece en entradas que llegaron por la web |
| Sentar | Crea el walk-in y lo sienta de una vez. Aparece en entradas apuntadas a mano |
| Quitar | Descarta la entrada. No pide confirmación. |
Si tienes encendida la lista de espera automática del widget, cuando una cancelación libere una mesa compatible el sistema crea la reserva del primero de la lista y le manda la confirmación sin que nadie toque nada.
Qué no se hace desde aquí
- Cambiar el plano permanente, las zonas o las combinaciones → Sala.
- Crear turnos, poner aforo o cerrar días → Calendario.
- Cobrar solo una parte de una penalización → Cobros. Desde la ficha se cobra el total.
- Editar a fondo una ficha de cliente → Clientes.
- Decidir qué datos son obligatorios al reservar → Ajustes › Clientes.